Si trabajas en una asesoría, seguro que tienes claro que las asesorías son fundamentales para ayudar a empresas y particulares a gestionar sus obligaciones fiscales, laborales y contables sin errores. En el día a día de una asesoría, es importante contar con herramientas, recursos y servicios que permitan llevar una gestión ágil y precisa de todas las tareas para garantizar que seamos capaces de contar con una cartera de clientes amplia sin tener que dedicar jornadas de trabajo interminables.
A continuación, te explicamos algunas de las herramientas más útiles para el funcionamiento de una asesoría, así como los modelos fiscales más importantes que toda asesoría debe controlar: el modelo 190 de Hacienda, el modelo 303 y el modelo 193.
Herramientas para la puesta en marcha y gestión de una asesoría
Tanto si estás montando una asesoría como si ya llevas tiempo trabajando en una, existen herramientas y recursos que pueden facilitar mucho tu trabajo:
- Software de gestión contable: Para llevar al día la contabilidad de tus clientes, es fundamental contar con un buen software de contabilidad. Herramientas como Sage, A3 Software o Holded permiten llevar el control de ingresos, gastos, nóminas y facturación de manera ágil. Estos programas suelen incluir funciones de automatización que reducen el riesgo de errores humanos.
- Facturación: Tener una solución que permita emitir y gestionar facturas de forma electrónica es imprescindible. Programas como Billin, Quipu o Debitoor permiten emitir facturas con los requisitos legales, y muchos de ellos incluyen la posibilidad de realizar un seguimiento de los cobros y pagos.
- Software de gestión documental: Las asesorías manejan grandes volúmenes de documentación. Contar con un sistema de gestión documental, como Docuware o OpenKM, facilita la organización, almacenamiento y recuperación de documentos importantes.
- CRM (Gestión de relaciones con clientes): Mantener una buena relación con los clientes es crucial en cualquier asesoría. Un CRM (Customer Relationship Management) permite gestionar el seguimiento de clientes, sus consultas y los servicios que se les prestan. Herramientas como Salesforce o Zoho CRM pueden ser de gran utilidad para centralizar la información de cada cliente.
- Plataformas de firma digital: En una era cada vez más digitalizada, la firma electrónica es una necesidad para la formalización de contratos y documentos oficiales. Plataformas como Signaturit o DocuSign ofrecen opciones seguras y legales para firmar documentos de manera digital.
Gestión de impuestos: modelos fiscales clave para asesorías
Además de contar con herramientas y software, las asesorías deben tener un profundo conocimiento sobre los modelos fiscales que sus clientes están obligados a presentar. A continuación, te explicamos tres modelos clave que deben gestionarse correctamente: el modelo 190, el modelo 303 y el modelo 193.
El Modelo 190: resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta
El modelo 190 es un resumen anual que deben presentar las empresas y autónomos que han retenido impuestos sobre los pagos realizados a trabajadores, profesionales y otros proveedores durante el año. Se trata de un modelo que incluye la información detallada de las retenciones e ingresos a cuenta que se han ido declarando trimestralmente mediante el modelo 111.
Este modelo es clave para las asesorías, ya que la Agencia Tributaria cruza la información del modelo 190 con los datos que figuran en las declaraciones de los trabajadores y profesionales a quienes se les han practicado retenciones. Una correcta presentación de este modelo evita posibles discrepancias y sanciones.
El Modelo 193: resumen anual de retenciones sobre intereses y dividendos
El modelo 193 para qué sirve es un resumen anual que deben presentar las empresas y entidades que hayan practicado retenciones sobre los pagos de intereses o dividendos. Este modelo complementa al modelo 123, que se presenta trimestralmente para declarar las retenciones efectuadas sobre estos pagos.
Este modelo es relevante para empresas que tengan inversiones financieras, como acciones o bonos, y para aquellas que repartan dividendos entre sus accionistas. Al igual que ocurre con el modelo 190, Hacienda utiliza la información del modelo 193 para cruzarla con las declaraciones de las personas o entidades que han recibido estos pagos.
Entre los aspectos que debe controlar una asesoría al gestionar este modelo se encuentran:
- Detallar correctamente los datos de los perceptores (personas o entidades que han recibido los intereses o dividendos).
- Verificar que las retenciones aplicadas son las correctas según la normativa vigente.
El Modelo 303: declaración trimestral del IVA
Si alguna vez te has preguntado qué es el modelo 303 aeat debes saber que es una de las declaraciones fiscales más importantes para cualquier asesoría que gestione la fiscalidad de empresas y autónomos. Este modelo es el encargado de liquidar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Se presenta de forma trimestral, aunque algunas empresas tienen la obligación de hacerlo mensualmente.
El objetivo del modelo 303 es calcular la diferencia entre el IVA repercutido (el que se cobra a los clientes) y el IVA soportado (el que se paga a los proveedores). De esta forma, si el IVA repercutido es mayor que el soportado, la empresa debe ingresar la diferencia a Hacienda. Si es al revés, puede solicitar la devolución o compensar el saldo en las siguientes declaraciones.
Para presentar correctamente este modelo, las asesorías deben:
- Clasificar correctamente los ingresos y gastos de la empresa según el tipo de IVA aplicado.
- Asegurarse de que se incluyen todas las facturas de ingresos y gastos en los trimestres correspondientes.
- Verificar que no hay errores en la base imponible de las facturas, ya que esto puede generar diferencias en la liquidación del IVA.